リース期間中のコピー機の変更について

コピー機や複合機のリース期間は通常5年前後に設定されます。その理由は、これらのマシンの法定耐用年数が5年と定められているからです。つまり、3年から7年の範囲で決めたリース契約期間中は、そのマシンを使い続けるのが原則となります。しかし、ここで問題になるのが、リース契約の満了を迎える前にコピー機を更新することは可能なのかという点です。

仮に、現在設置しているコピー機に対して使っている従業員から苦情が殺到しているですとか、カウンター料金が思いのほか高くて困っているという現象が発生している場合には、更新を検討してみる余地はあります。この点、コピー機を変更することは可能な場合と不可能な場合があります。つまり、契約で定められた内容によって結果は異なります。残債を支払うことで変更を認めるとする契約内容であれば、マシンを入れ替えることは可能です。

それが認められない場合については、そのまま使用し続けることになります。いずれにしても、残債を支払う、もしくは不便、あるいはランニングコストがかかるマシンを使い続けるという不利益が生じてしまいます。では、コピー機の変更が可能な場合、入れ替えるメリットはあるのでしょうか。この論点については、最新機種の導入が可能になるため業務の効率性が改善されたり安全性が高まること、従業員の利用に合わせた機械やカウンター料金が安い機械を導入することにつながるといったメリットがもたらされます。

基本的に、カウンター料金は新しい機種であればあるほど安くなります。残債の支払いというデメリットと比較し、このようなメリットの方が大きいと判断できる場合には変更すべきと言えます。

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