コピー機リース契約前に必要な情報の提出をしてもらう

企業で最終決断を下す決裁者の多くは、OA機器などを日常業務で一般従業員のように頻繁に使うことはほとんどありません。直接使うこと自体ない可能性もあり、コピー機のリース契約をするにしても、事前に確認をすることが大切です。使用をすることがあまりないので、製品の仕様に関しての知識は乏しく、業務に必要となる機能に関してもわかりません。実際にコピー機をリースして使うのは社内のスタッフですから、使う人たちから情報を貰うことが必要です。

毎月の予想をされる印刷の量や、機器の名前や価格帯に、頻繁に使う機能なども聞いておきます。契約をする際にオプションは必要かどうか、契約後の増設などにも対応できる方が良いか、設置をする場所も事前に確保をしなければなりません。必ず電源が必要になるので、電源をはじめ電話回線や、必要に応じて設備を増設するかも確認です。オプションは契約をした後でも、必要に応じて追加できるケースが多いですが、使用料金がそれだけ高くなります。

予算の関係もありますので、コピー機リース契約をする前に十分に話し合うことです。実際に契約をする期間はどれくらいか、途中で解約をする可能性があるか、その理由は何かなども聞いておきます。希望をする機器の導入時期としては、いつくらいから使い始めたいのか、具体的な時期を聞くのも良い考えです。新規での申し込みならば機器を入れる目的の書類を、交換ならその理由と必要性の文書を提出してもらいます。

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